Stille in Webmeetings

Webmeetings professionell leiten

Sie wollen Webmeetings professionell leiten und wissen nicht genau, wie? Dann helfen Ihnen sicher einige der Tipps in diesem Artikel, um Ihre Webmeetings auf ein anderes Niveau zu heben und sie interaktiv zu gestalten.

Kennen Sie das? Sie haben in einem Webmeeting eine Frage gestellt und niemand antwortet. Es herrscht Stille. In einem Präsenzmeeting hätten Sie jetzt an der Körpersprache der Teilnehmer erkannt, wie Sie die Stille interpretieren sollen. Doch in Ihrem Online Meeting hat niemand die Webcam an. Was machen Sie nun?

Oder Sie haben eine Online-Präsentation gehalten und eröffnen nun die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Doch niemand stellt eine Frage. Heißt das jetzt, alles ist klar? Die meisten Referenten, die ich erlebt habe, haben Stille dann als Zustimmung interpretiert und sind schnell zum nächsten Tagesordnungspunkt übergegangen.

Doch sind Sie wirklich sicher, dass keiner mehr eine Frage hat? Oder hindert die Stummschaltung der Mikrofone die Teilnehmer daran, ihr Mikro mit einem Klick zu aktivieren und etwas zu sagen? Oder ist die emotionale Distanz im Webmeeting einfach so groß, dass sich niemand traut, eine Frage zu stellen? Haben die Teilnehmer vielleicht Angst, sich mit einer Frage zu blamieren? Auch hier hätten Sie in einem Präsenzmeeting vielleicht gesehen, dass Herr Meyer doch noch etwas auf dem Herzen hat und hätten ihn angesprochen oder ihm mit einem Blick zu verstehen gegeben, dass seine Frage erwünscht ist. Doch im Webmeeting ohne Webcam?

Oder Sie sitzen als Teilnehmer in einem Webmeeting und der Meetingleiter, der vorher sehr gesprächig war, schweigt auf einmal eine gefühlte Ewigkeit. Geht Ihr Headset vielleicht nicht mehr? Ist die Audioverbindung abgebrochen? Ist Ihre Internetverbindung nicht mehr stabil genug?

Gerade schreiben Sie „Ich höre nichts mehr“ in den Chat, als der Meetingleiter auf einmal wieder etwas sagt, als wäre nichts geschehen. Er hatte nur eine kleine Sprechpause gemacht, während er auf seinem Rechner ein Dokument gesucht hat. Und dabei hatte er vergessen, dass die Teilnehmer das ja nicht gesehen haben. Schweigen in einer Telefonkonferenz oder einem Webmeeting ohne Webcam ist ein bisschen wie Schweigen im Radio. Das geht einfach nicht.

Schweigen im Webmeeting ist unangenehm – sowohl für die Meetingleiter und Referenten als auch für die Teilnehmer. Die Meetingleiter und Referenten sind unsicher, da Kommentare und Fragen der Teilnehmer ihnen ja das fehlende körpersprachliche Feedback geben würden, während die Teilnehmer orientierungslos im virtuellen Meeting hängen und sich fragen, was gerade passiert.

Wortbeiträge hervorlocken

Um im Webmeeting Feedback in Form von Kommentaren, Antworten oder Fragen von Ihren Meetingteilnehmern zu bekommen, sollten Sie geschickt vorgehen. Ich empfehle Ihnen folgende Strategien:

Ein guter Start

Ein guter Start im Webmeeting ist wichtig. Die meisten Teilnehmer „verliert“ man bereits zu Beginn. Machen Sie von Anfang an klar, dass das ein interaktives Webmeeting sein soll und Kommentare und Fragen der Teilnehmer erwünscht sind. Geben Sie den Teilnehmern im Webmeeting immer wieder dediziert Gelegenheit, Fragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen.

Außerdem sollten Sie am Anfang des Online Meetings eine Art Warmup-Runde machen, bei der jeder Teilnehmer etwas sagen soll. Das nimmt die Sprechhemmung im virtuellen Meeting.

Nutzen Sie den Chat

In Webmeetings ab sieben Teilnehmern sollten Sie auf jeden Fall aktiv den Chat mitbenutzen und die Teilnehmer auffordern, auch Fragen in den Chat zu stellen bzw. sich dort mit einem vereinbarten Handzeichen zu Wort zu melden. Das nimmt die Sprechbarriere und fordert auch introvertierte Teilnehmer auf, sich zu beteiligen.

Stellen Sie gute Fragen

Was sind gute Fragen? Die Frage „Haben Sie dazu noch Fragen?“ fordert jedenfalls nicht unbedingt zur Aktivität auf, sondern hört sich eher so an, als würde der Meetingleiter Fragen als Affront interpretieren. Fragen Sie lieber „Welche Kommentare und Fragen haben Sie dazu….? Bitte kurz im Chat zu Wort melden.“

Stellen Sie zwischendurch immer wieder einfache Fragen, die die Teilnehmer schnell im Chat beantworten können: „Haben Sie das auch schon erlebt? Bitte mal ‚ja‘, ’nein‘, ’selten“, ‚oft‘,… in den Chat eingeben.“ So bleiben Sie mit Ihren Teilnehmern in Kontakt, auch wenn Sie gerade der Hauptredner sind.

Diskussionsrunden gestalten

Visualisieren Sie auf einer Folie oder zum Beispiel OneNote die Teilnehmernamen im Kreis und stellen Sie die Frage in die Mitte. Dann bitten Sie die Teilnehmer, sich zu Wort zu melden. Wenn sich niemand meldet, sagen Sie „Wer macht den Anfang? Wenn sich niemand meldet, picke ich einfach zufällig jemanden heraus.“ Meistens meldet sich dann der erste. Nach dem Wortbeitrag des ersten Diskussionsteilnehmers fassen Sie diesen kurz zusammen und visualisieren ihn stichpunktartig auf der Folie zu Ihrem Namen.

So erkennt man gleich, wer was gesagt und wer noch nichts gesagt hat. Damit steigt der soziale Druck für die Stillen, auch ihre Meinungen kundzugeben.

Schweigen besprechen

Wenn Sie ein Webmeeting professionell leiten wollen und gerade mit der Technik kämpfen oder ein Dokument suchen, sollten Sie die Stille wie ein Radiomoderator besprechen.

Sagen Sie im Webmeeting also ruhig, was Sie gerade tun: „So, jetzt muss ich erst mal die Präsentation finden, einen Moment… ach hier ist sie ja bereits, jetzt lade ich sie hoch… Bitte geben Sie mir im Chat ein OK, wenn Sie die Präsentation sehen können.“

Damit nehmen Sie die Teilnehmer immer mit, auch wenn sie Sie nicht sehen können. Alle fühlen sich gut abgeholt. Keiner überprüft verzweifelt seine Audioverbindung .

Auch wenn Sie gemeinsame Brainstormings machen, bei denen alle Teilnehmer gleichzeitig einen kurzen Beitrag auf ein Whiteboard oder ein gemeinsames Dokument schreiben, empfehle ich, nicht nur zu schweigen, sondern ab und an etwas zu kommentieren (nicht inhaltlich): „Ah, ich sehe, da kommt schon einiges. Wunderbar, weiter so.“ So wissen die Teilnehmer, dass sie alles richtig machen und sie noch Zeit haben, weiterzuschreiben.

Dies gilt besonders, wenn alle Teilnehmer stummgeschaltet sind und dadurch eine unnatürliche Stille herrscht, wenn keiner spricht. Bei offenen Mikrofonen ist das nicht ganz so wichtig, da man dann die anderen Teilnehmer und das Geklimper auf der Tastatur wahrnimmt.

Professionelle Webmeetings sind anders

Sie sehen schon: Webmeeting professionell zu leiten, heißt also auch, dass man einiges anders macht als in einem normalen Meeting. Die Stille zu besprechen ist eine Sache, an die Sie immer denken sollten, besonders, wenn die Mikrofone der Teilnehmer ausgeschaltet sind und die Teilnehmer Sie nicht sehen können.

Wenn Sie noch weitere Tipps zur Moderation von Webmeetings haben wollen, empfehle ich Ihnen meinen Online-Kurs „Moderation von virtuellen Meetings“.